In unseren Behind-the-Scenes-Videos erfahrt ihr regelmäßig wie es bei unseren Dreharbeiten am Set zugeht. Doch welche Abläufe vor und nach dem Dreh stattfinden, wie die Kommunikation mit dem Kunden verläuft, welche Tools und Plattformen wir verwenden und was unsere golden Rules im Projektmanagement sind, die dazu beitragen, dass ein Projekt erfolgreich abgewickelt wird – all das wollen wir euch in diesem Artikel anhand eines Cases aufzeigen.
Unser Kunde: Der Games-Publisher Flaregames aus Karlsruhe. Das Projekt: Ein Promotion-Video für das neue Real-Time-Game “Flick Arena”: Das 1v1- Mobile Game vernetzt zwei Spieler miteinander, die dann in schnellen Strategie-Duells ihren Battle austragen.
Die Herausforderung: Der enge Zeitrahmen. Innerhalb eines Monats wurde der Promotion-Clip konzipiert, umgesetzt, erfolgreich abgeschlossen, auf sechs Sprachen übersetzt und im App Store (Apple) und Play Store (Google) promoted. Klingt easy – es steckt aber dennoch eine ganze Menge Arbeit dahinter.
Ideenfindung und Konzeption
Den Kunden Flaregames kannten wir bereits gut von diversen anderen Projekten. Deshalb mussten wir zu Projektbeginn nicht allzu tief in das Unternehmen eintauchen. Am Anfang steht dennoch immer ein Briefing – das A und O eines jeden Projekts. Das heißt, der Kunde liefert eine grobe Idee zum Umfang und Inhalt. Wir prüfen dann, ob wir ein Projekt in der geforderten Zeit umsetzen können: Alle aktiven Projekte listen wir auf einem Magnetboard, ein analoger Produktionskalender sozusagen. So können wir schnell feststellen, ob im vorgegebenen Zeitraum noch Luft für ein neues Projekt ist. Wenn ja, erstellen wir einen entsprechenden Kostenrahmen und wenn dieser vom Kunden bestätigt wird, kann es losgehen.
Das Kundenbriefing ist unser Ausgangspunkt. Je nach Umfang des Projekts, beginnen wir entweder direkt mit der kreativen Konzeptentwicklung oder mit der Strategie-Entwicklung. Letztere bedeutet, dass wir uns die Marke und ihre Positionierung, Zielgruppen und Wettbewerber ganz genau anschauen und analysieren. Alle Ergebnisse und Erkenntnisse konsolidieren wir anschließend in einem einseitigen Creative Briefing, das in einem kreativen Sprungbrett mündet: die strategische Quintessenz, formuliert in einem Satz, von der ausgehend wir in die kreative Konzeptentwicklung starten.
Bei kleineren Projekten wie dem Flaregames-Projekt, gehen wir direkt in die Konzeption. Meistens ist hier der erste Schritt eine Brainstorming-Runde mit dem gesamten Team. Wenn die kreative Idee dann Form angenommen hat, wird sie von einem Konzepter weiter ausgearbeitet und für den Kunden ausformuliert.
Gewusst wie – nichts geht ohne ein gutes Projektmanagement
Ein Projekt lebt aber nicht nur von der Konzeptentwicklung. Ist das Konzept vom Kunden freigegeben, müssen alle Aufgaben, die zur Realisierung des Films notwendig sind, definiert und die Verantwortungen zugewiesen werden. Grundsätzlich arbeiten wir mit browserbasierten Tools. Das macht es uns einfach, Inhalte und Timings, Aufgaben und Zwischenergebnisse im Team – und mit den Kunden – zu teilen und zu bearbeiten. Für das Projektmanagement nutzen wir Asana*, eine Plattform, mit der man ein Projekt sehr detailliert durchplanen und sogenannte “Tasks”, also Aufgaben, im Team verteilen kann. Für die inhaltliche Ausarbeitung des Projekts nutzen wir Notion*. Dieser Alleskönner ist unser Backlog: alle Ergebnisse werden dort hinterlegt, gesammelt und ausgetauscht. Mithilfe von Notion können wir sowohl intern als auch extern für einen schnelleren Ideenaustausch sorgen. Ein anfänglich leerer Canvas füllt sich mit wichtigen Ergebnissen, Konzepten, Anregungen und Ideen. So ersparen wir uns und unseren Kunden das umständliche Hin- und Hersenden von Dokumenten per E-Mail. Denn da verliert man bekanntlich schnell den Überblick über die Versionen, die im Umlauf sind. Unsere Devise: besser zentral und vernetzt arbeiten. Deshalb nutzen wir für die interne Kommunikation, aber auch mit Kunden, das Chat-Tool Slack*. In projektbezogenen Channels stehen wir in ständigem Austausch. So ist jeder immer up to date, ohne dass der eigene Workflow für Meetings und Besprechungen immer wieder unterbrochen werden muss.
Hier eine kleine Übersicht über unsere Tools – vom Magnetboard bis zur digitalen Feedback-Schleife in frame.io
Vom Testfilm bis zum Dreh
Nach der Konzeption folgt das Storyboard. Ein Storyboard bzw. Szenenbuch dient dazu, ein Konzept oder ein Drehbuch zu Visualisieren. Dabei werden die einzelnen Shots in Form von Skizzen auf Papier gebracht, und zur Verdeutlichung beschriftet.
Vor jedem Dreh werden anhand des Storyboards Testshots aufgenommen, um mit dem Drehablauf vertraut zu werden. Jede Szene wird ein paar Mal aufgenommen, damit grob eingeschätzt werden kann, wie der Dreh verlaufen soll und was bei der Bildkomposition zu beachten ist. Anhand des Testfilms entsteht der erste richtige Eindruck vom Endprodukt. Über die browserbasierte Software Frame.io* wird der Testfilm anschließend an den Kunden geschickt und dieser kann direkt im Projekt, punktgenau an jeder Stelle, Feedback geben. Somit integrieren wir unsere Kunden bereits in der Vorproduktion. Das ermöglicht uns und unseren Kunden auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten und spart unnötige Diskussionen im Nachhinein.
Drehort für den Flaregames-Clip ist das Steakhouse Brick & Bone in der Karlsruher Innenstadt. Das trifft sich gut, denn der Besitzer ist gleichzeitig auch der Geschäftsführer von Flaregames. In anderen Fällen gestaltet sich die Locationsuche da schon komplizierter und ist mit viel Recherche und Drehgenehmigungen verbunden. Die Locationbesichtigung im Brick & Bone fand circa eine Woche nach dem ersten Briefing statt.
Vor dem eigentlichen Drehtag benötigen wir einen halben Tag, um das Set einzurichten. Mit einem externen Licht-Team von Sunset Films, wird die Szene richtig eingeleuchtet, das Set eingerichtet und die Kamerafahrten werden perfektioniert, bis alles sitzt. Damit die Dreharbeiten möglichst effizient verlaufen, wird jeder Shot in einer digitalen Shotlist* aufgelistet, inklusive Regieanweisungen, Kameraeinstellungen und Zeitangaben. Während des Drehs ist der Producer dafür verantwortlich, dass die einzelnen Shots planmäßig abgearbeitet werden und die Dreharbeiten insgesamt im Zeitrahmen bleiben.
Und Action!
Der Drehtag: Am Set von Flaregames arbeitete ein zehnköpfiges Team. Acht Personen befinden sich hinter und zwei vor der Kamera. Dabei muss jedes Detail stimmen: So zum Beispiel gepflegte Hände und ein mattes Hautbild des Protagonisten, gut sitzende Kleider, saubere Requisiten wie Gläser und Besteck. Das klingt banal, wie wichtig es ist, diese Dinge mit Adleraugen zu prüfen, zeigt sich dann in der Postproduktion. Hier lassen sich auch kleinste Fehler nicht mehr beheben. Deshalb muss vorher an alles gedacht und perfektioniert werden. Insgesamt dauert der Dreh einen halben Tag – das ist kurz für ein Projekt insgesamt, aber dennoch zeitaufwendig in dem Sinne, als dass “nur” 4 Shots gefilmt wurden. Während der Dreharbeiten haben wir via Skype mit dem Kunden kommuniziert und Feedback eingeholt, der zu diesem Zeitpunkt gerade in London war. Denn parallel zu unseren Dreharbeiten findet in England mit einem anderen Kamerateam, aber basierend auf unserem Konzept, der zweite Teil der Dreharbeiten mit einem bekannten Youtuber als Testimonial statt.
Postproduktion – Aufbereitung und Distribution
Nach einem Dreh geht es in die Postproduktion. Das ganze Bildmaterial muss bearbeitet, geschnitten und poliert werden. Das ist auch der Moment, in dem das Mobile Game “eingebaut” wird. In der Postproduktion gibt es festgelegte Feedbackschleifen mit dem Kunden, bei denen via frame.io Anregungen über Grob-und Feinschnitt und Sound-Vorschläge bis zur finalen Abmischung besprochen werden.
Unser Fazit: Auch ein “kleines” Projekt mit einem halben Drehtag erfordert einen großen Produktionsaufwand. Damit die einzelnen Steps möglichst reibungslos ablaufen, sind, unserer Erfahrung nach, die richtigen Tools sowie eine informelle und unkomplizierte Kundenkommunikation die wichtigsten Voraussetzungen. Unsere golden Rule ist außerdem, dass es trotz festgelegter Steps keinen Status Quo gibt und wir unsere Prozesse daher ständig optimieren. Dabei ermöglicht uns vernetztes Arbeiten schnell, effizient und transparent zu agieren.
Und das Flaregame-Projekt? Wurde ein voller Erfolg! Eine Woche nach Projektabschluss wurde der Clip in San Francisco Google und Apple vorgestellt, um Einzug in die App Stores zu halten. Und innerhalb weniger Tage nach Veröffentlichung erreicht der Spot knapp eine halbe Million Aufrufe bei Facebook. Ein Happy End für Flaregames und für uns!
*Erwähnte Plattformen:
Asana: Zeitmanagement und interne Aufgabenverteilung
Shotlister: digitale Produktionssteuerung beim Dreh
Notion: Content-Plattform
Frame.io: Feedback Tool für die Konzeption und Post-Produktion
Slack: Chat-Tool, interne Kommunikation