In unseren Behind-the-Scenes-Videos erfahrt ihr regelmäßig wie es bei unseren Dreharbeiten am Set zugeht. Doch welche Abläufe vor und nach dem Dreh stattfinden, wie die Kommunikation mit dem Kunden verläuft, welche Tools und Plattformen wir verwenden und was unsere golden Rules im Projektmanagement sind, die dazu beitragen, dass ein Projekt erfolgreich abgewickelt wird – all das wollen wir euch in diesem Artikel anhand eines Cases aufzeigen.
Unser Kunde: Der Games-Publisher Flaregames aus Karlsruhe. Das Projekt: Ein Promotion-Video für das neue Real-Time-Game “Flick Arena”: Das 1v1- Mobile Game vernetzt zwei Spieler miteinander, die dann in schnellen Strategie-Duells ihren Battle austragen.
Die Herausforderung: Der enge Zeitrahmen. Innerhalb eines Monats wurde der Promotion-Clip konzipiert, umgesetzt, erfolgreich abgeschlossen, auf sechs Sprachen übersetzt und im App Store (Apple) und Play Store (Google) promoted. Klingt easy – es steckt aber dennoch eine ganze Menge Arbeit dahinter.
Ideenfindung und Konzeption
Den Kunden Flaregames kannten wir bereits gut von diversen anderen Projekten. Deshalb mussten wir zu Projektbeginn nicht allzu tief in das Unternehmen eintauchen. Am Anfang steht dennoch immer ein Briefing – das A und O eines jeden Projekts. Das heißt, der Kunde liefert eine grobe Idee zum Umfang und Inhalt. Wir prüfen dann, ob wir ein Projekt in der geforderten Zeit umsetzen können: Alle aktiven Projekte listen wir auf einem Magnetboard, ein analoger Produktionskalender sozusagen. So können wir schnell feststellen, ob im vorgegebenen Zeitraum noch Luft für ein neues Projekt ist. Wenn ja, erstellen wir einen entsprechenden Kostenrahmen und wenn dieser vom Kunden bestätigt wird, kann es losgehen.
Das Kundenbriefing ist unser Ausgangspunkt. Je nach Umfang des Projekts, beginnen wir entweder direkt mit der kreativen Konzeptentwicklung oder mit der Strategie-Entwicklung. Letztere bedeutet, dass wir uns die Marke und ihre Positionierung, Zielgruppen und Wettbewerber ganz genau anschauen und analysieren. Alle Ergebnisse und Erkenntnisse konsolidieren wir anschließend in einem einseitigen Creative Briefing, das in einem kreativen Sprungbrett mündet: die strategische Quintessenz, formuliert in einem Satz, von der ausgehend wir in die kreative Konzeptentwicklung starten.
Bei kleineren Projekten wie dem Flaregames-Projekt, gehen wir direkt in die Konzeption. Meistens ist hier der erste Schritt eine Brainstorming-Runde mit dem gesamten Team. Wenn die kreative Idee dann Form angenommen hat, wird sie von einem Konzepter weiter ausgearbeitet und für den Kunden ausformuliert.
Gewusst wie – nichts geht ohne ein gutes Projektmanagement
Ein Projekt lebt aber nicht nur von der Konzeptentwicklung. Ist das Konzept vom Kunden freigegeben, müssen alle Aufgaben, die zur Realisierung des Films notwendig sind, definiert und die Verantwortungen zugewiesen werden. Grundsätzlich arbeiten wir mit browserbasierten Tools. Das macht es uns einfach, Inhalte und Timings, Aufgaben und Zwischenergebnisse im Team – und mit den Kunden – zu teilen und zu bearbeiten. Für das Projektmanagement nutzen wir Asana*, eine Plattform, mit der man ein Projekt sehr detailliert durchplanen und sogenannte “Tasks”, also Aufgaben, im Team verteilen kann. Für die inhaltliche Ausarbeitung des Projekts nutzen wir Notion*. Dieser Alleskönner ist unser Backlog: alle Ergebnisse werden dort hinterlegt, gesammelt und ausgetauscht. Mithilfe von Notion können wir sowohl intern als auch extern für einen schnelleren Ideenaustausch sorgen. Ein anfänglich leerer Canvas füllt sich mit wichtigen Ergebnissen, Konzepten, Anregungen und Ideen. So ersparen wir uns und unseren Kunden das umständliche Hin- und Hersenden von Dokumenten per E-Mail. Denn da verliert man bekanntlich schnell den Überblick über die Versionen, die im Umlauf sind. Unsere Devise: besser zentral und vernetzt arbeiten. Deshalb nutzen wir für die interne Kommunikation, aber auch mit Kunden, das Chat-Tool Slack*. In projektbezogenen Channels stehen wir in ständigem Austausch. So ist jeder immer up to date, ohne dass der eigene Workflow für Meetings und Besprechungen immer wieder unterbrochen werden muss.